A Locação é uma prática que visa aumentar a produtividade e qualidade das empresas, aliado a redução de custos. Uma máquina parada pode representar um grande prejuízo para a operação da organização, pois existem casos em que o conserto do equipamento pode demorar dias. Para equipamentos locados, a solução é muito rápida, pois a locadora possui um estoque de peças para pronto atendimento, além de mão de obra qualificada e disponível imediatamente, em muitos casos pode ainda substituir o equipamento danificado por outro, ou até mesmo disponibilizar equipamento backup em contrato.
Já na compra de equipamentos se faz necessária a cotação em vários fornecedores, levantamento das necessidades, recursos já disponíveis para pagamento a vista bem como técnicos contratados internamente ou contratos de manuntenção para um atendimento mais rápido.
Com a locação não há necessidade de controlar os ativos e sua depreciação, o que melhora o balanço Patrimonial, como também manter estruturas de laboratórios para manutenção ou contratar técnicos somente para a os reparos, o que envolve departamento financeiro, contábil, compras, Rh, além de um responsável para acompanhar todo esse processo.
A locação tem a viabilidade de ser ajustada conforme a necessidade da operação, ou seja, o contrato de locação permite ao cliente aumentar ou diminuir os equipamentos de acordo com as demandas.
Os computadores são uma ferramenta que auxilia as empresas a entregarem seus produtos e serviços aos seus clientes, não são apenas mais um item de trabalho, fazem parte do processo de venda e ás vezes até do processo produtivo de cada cliente e, nesses casos, o mais importantes é analisar não só o preço da locação, mas o que esse contrato prevê em termos de disponibilidade, tempo de resposta, substituição dos equipamentos, etc
Podemos dividir os benefícios da locação em 3 situações distintas:
Análise Econômica: Engloba a decisão estratégica da empresa quanto a imobilizar ou não os equipamentos e suas conseqüências. Normalmente, as empresas decidem por imobilizar os bens que estão ligados diretamente à sua atividade principal, optando pela locação daqueles bens e serviços que podem ser considerados indiretos.
Análise Financeira: Refere-se a gestão de caixa quanto a necessidade de desembolso de recursos em caso de compra ou financiamentos, onde muitas vezes as empresas fazem apenas o calculo de quantos meses o equipamento estará pago, comparando ao valor da locação mensal o que é um erro. Locação pressupõe que todos custos de manutenção inerentes ao uso adequado do equipamento incorrem por conta do locador e não do locatário, o que faz muita diferença pois os custos operacionais são muito altos e melhor geridos pela locadora, pois este é o negócio dela.
Análise Operacional: Trata-se das atividades indiretas da utilização do bem, como o acompanhamento de sua condição funcional, passando pela necessidade de manter mão de obra e laboratórios para reparos. Neste caso a área de compras passa a ser fornecedora da operação, o que acaba afetando a disponibilidade dos equipamentos.